Vous n’avez pas encore votre mur ?

Le management visuel, Agile board, mur ou radiateur d’informations, Obeya… quel que soit le nom que vous lui donnez, est une pratique utilisée au sein de la majorité des équipes Agile expérimentées. Quand il est mis en place, il peut très vite devenir central et apporter de nombreux bénéfices tant à l’équipe qu’au management.

Un mur d’informations, c’est un outil de management

Qu’il soit physique ou électronique, c’est avant tout un outil de management au sens où il doit permettre de constater l’état de santé d’un projet comme par exemple l’activité de l’équipe en quasi temps réel, les obstacles identifiés…permettant ainsi au management, s’il en fait l’effort, d’intervenir au plus tôt.

Pour être efficace, « Regarder un mur d’informations » ne doit pas prendre trop de temps ni être très compliqué et le bénéfice doit se traduire en actions concrètes. Le débat se situe donc dans le choix à faire entre:

  • un mur d’informations physique, facile à regarder à condition de pouvoir se déplacer dans la pièce dédiée à l’équipe et
  • l’utilisation d’un ou plusieurs outils électroniques partagés dans lesquels il faut parfois naviguer entre plusieurs vues pour trouver la bonne information.

Un mur d’informations, c’est vivant

Comme dans un cadre Agile, le flux d’activités est émergent, le board doit être facile à mettre à jour. On privilégiera donc qu’il reflète l’activité réelle de l’équipe pour garantir la transparence et la simplicité. Les outils électroniques ne permettent bien souvent pas une flexibilité équivalente à ce que propose la version physique où il est très simple d’ajouter/retirer des colonnes ou des swimlines, de changer le nom des colonnes et cela sans dommage collatéral.

Un mur d’informations, ça rassemble

Un mur est aussi un point de rencontre privilégié pour les équipiers. Il permet par exemple de se rassembler pour le  et contribue ainsi à établir l’esprit d’équipe et le sens du travail collaboratif, là où les outils électroniques retranchent les équipiers dans leur bulle. C’est également un argument de plus pour favoriser la colocation de l’équipe complète ou au moins les interactions quotidiennes avec le product owner.

Un mur d’informations, c’est visible de tous

Le management visuel de l’équipe doit être à la vue de celle-ci. Il doit suffire de lever ou de tourner la tête pour le voir. De plus, en rendant visite à l’équipe, n’importe quelle partie prenante du projet doit être en mesure de constater où l’on en est, au jour le jour.

Un mur d’informations, c’est un booster pédagogique

Dès la mise en place, monter la version physique du mur est un moment « ludique » pour l’équipe. S’appliquer à faire un BEAU board sort les personnes de leur quotidien et fait partie intégrante d’une transformation agile. Pour embarquer les équipiers et leur faire comprendre le chemin qui est pris, cela permet que chacun consacre le temps qu’il faut pour regarder et analyser le premier flux d’activités qui est mis en place.

L’importance de la mise à jour physique

La mise à jour physique permet à toutes les parties prenantes de se rendre compte de l’avancée du travail. Cela est beaucoup plus silencieux via les outils électroniques. Le déplacement des cartes de la gauche vers la droite permet souvent aux équipiers de constater l’avancement du travail ou, au contraire, de prendre conscience qu’il est laborieux. C’est également un bon moyen de se préparer au daily meeting, de donner à tous les clefs pour en suivre correctement le déroulement et faire en sorte qu’il soit efficace.

Transparence

Physique ou électronique, le management visuel est la première étape vers une posture de transparence. Un « beau » mur physique est un support de communication pour toutes les personnes qui passent devant, et peut aussi à ce titre être un vecteur de curiosité, voire de viralité.

Une invitation à la prise de recul

Une autre force du management visuel physique est de prendre du recul et de faire face à l’état du système. Par exemple, constater une accumulation de post-its dans une colonne permet d’un coup d’œil de prendre conscience d’un éventuel goulet d’étranglement.

Avec de « bonnes » limites !

Les limites physiques du mur vont contribuer à limiter l’en-cours. Par exemple, il ne sera pas possible physiquement de surcharger une colonne à l’image des WIP limits Kanban !

Se lancer et créer SON « mur »

Il « suffit » d’un mur, de post-its, de scotch pour monter le radiateur d’informations le plus pertinent. Bien entendu, tous les boards auront des points communs. Mais il n’existe pas d’outil électronique qui permette de créer le « mur » qui sera le plus efficace pour vous. Généralement, les équipes ne se limitent pas à la visualisation du processus de développement : elles ajoutent des maquettes du produit à développer, un suivi des obstacles, des indicateurs spécifiques, des schémas d’architecture, des diagrammes, les Definitions of Done et autres règles communes…

Contraintes matérielles

A l’heure des locaux modernes, la plus grande difficulté des équipes est souvent de trouver le mur physique qui pourra accueillir les post-it, paperboards et autres collages plus ou moins temporaires. Voici toutefois 2 alternatives à expérimenter :

  • investir dans des whiteboards sur pied (modèles roulants ou fixes)
  • utiliser des bandes de feuilles statiques (adhérence garantie sur vitrage, cloisons métalliques, boiseries, …) : taper « Magic Whiteboard ».
  • utiliser du rouleau adhésif coloré en 3mm sur 3m pour de belles colonnes droites et repositionnables…

Le mot du coach

Mettre en place le mur c’est bien, le maintenir et le mettre à jour c’est mieux ! Je rappelle que ce n’est pas le travail d’une seule personne mais que toute l’équipe doit s’en préoccuper de la rédaction des post-its à la mise à jour des indicateurs… D’ailleurs si ce n’est pas le cas, c’est peut-être le signe qu’il y a une incompréhension dans les rôles et responsabilités de chacun…

Je suis une grande adepte du format physique et j’oriente souvent les équipes que j’accompagne à utiliser ce format bien au-delà du « simple » Scrum board : storymapping vivant, tableau des obstacles, board des « avant-ready », portfolio Kanban, release planning,… il faut adapter la proposition au cas par cas et laisser l’équipe créer et adapter ses propres outils. Bien sûr lorsqu’il y a des difficultés de colocalisation, la version électronique prend le relais ! Certains rêvent même de tableaux numériques tel Tom Cruise dans Minority report ;o)

Et vous, où en êtes-vous ?

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